Административно-хозяйственная деятельность в компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Административно-хозяйственная деятельность в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как определить функции и задачи?

2. Составление должностной инструкции начальника АХО

3. Права, функции и ответственность

4. Начальник подразделения

5. Должностная инструкция начальника

6. Основные задачи отдела

7. Должностная инструкция администратора АХО

8. Какие соображения необходимо иметь на уме?

9. Административная ответственность физических лиц

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Административное обеспечение деятельности условно можно разделить на:

Текущее сопровождение деятельности. Это покупка канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники, рабочего оборудования и мебели, выполнение ремонта и технического обслуживания по мере необходимости, обеспечение связи, совершение крупных разовых покупок.
Документооборот. Это означает развитие системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
Эксплуатация здания, помещений и территории. Под этим понимается уборка, электроснабжение, сантехника, мелкий ремонт дома, дизайн внешнего вида, обустройство прилегающей территории, благоустройство территории.
Организационная работа. Сюда входят мероприятия, организация рабочего места, переговорные комнаты, питание сотрудников, транспортные услуги, страхование сотрудников и компании, переезды.
Обеспечьте отношения с третьими сторонами. Пример — взаимодействие с госструктурами, землевладельцами, поставщиками.
Информация о внутреннем персонале. Это включает в себя организацию уведомления о новых документах, мониторинг выполнения заказов, организацию и обновление досок объявлений, выпуск внутренних публикаций компании (листовок, бюллетеней, газет), отправку сообщений, организацию внутренних выставок и музеев.

Как видите, административные задачи — это не просто стоять на месте и постукивать большими пальцами.

Как определить функции и задачи?

Таким образом, мы постепенно пришли к выводу, что административное обеспечение деятельности организации должно осуществляться по мере необходимости. Но как определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнить? Вот краткое руководство к действию:

Проведен анализ текущей ситуации в компании и выявлены недостающие функции.
Направление движения формируется согласно целям, принятым компанией.
Указана специфика компании и то, как она влияет на выполнение поставленных задач.
Рассчитана целесообразность проведения отдельных работ собственными силами или с привлечением сторонних подрядчиков.
Решаются вопросы подчинения офисов.
Определяется лучший формат реализации требуемой функции (назначение сотрудника, отдела или всей службы).

Формат статьи, к сожалению, не позволит полностью учесть все и вся. Поэтому в качестве объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Фактически, им часто приходится выполнять кросс-функциональные задачи, и из-за несогласованности действий различных отделов возникают различные проблемы.

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

планово-расчетное;
материально-ресурсное;
социально-бытовое.

Составление должностной инструкции начальника АХО

Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).

Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.

Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

обеспечение крупных закупок любой техники;
покупка, распределение канцтоваров;
снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
уборка, ремонт, оформление помещений;
благоустройство уличной территории;
организация питания в компании;
организация работы корпоративного транспорта;
устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
соблюдение санитарных, противопожарных норм;
набор сотрудников, оценка их работы;
информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

Трудовой кодекс.
Внутренние нормативные акты компании.
Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
Правила охраны труда.
Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
Правила организации труда, управления персоналом.
Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
Навыки делового общения, составления документации.
Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
Быть ответственным за график отпусков.
Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
Привлечение подрядчиков.
Контроль за проведением закупок.
Разработка планового ремонта помещений и проч.

Должностная инструкция начальника

Что касается этого важного документа, то он приписывает следующие служебные обязанности начальнику АХО:

Контроль за работой подведомственных сотрудников, исполнением ими должностных инструкций, распределение между работниками обязанностей.
Набор персонала в АХО.
Контроль за работой подведомственного технологического оборудования — освещением, системой вентиляции и проч.
Составление планов и организация работ по ремонту служебных помещений.
Организация благоустройства подведомственной территории — от ухода за газонами, уборки кабинетов до оформления офиса по случаю праздников и торжеств.
Оформление, подписание необходимой документации по поводу сотрудничества со сторонними организациями по делам АХО.
Составление материальной отчетности, контроль за ее ведением.
Ответственность за закупку, хранение, распределение рабочего инвентаря, расходников, технологического оборудования внутри организации.
Внедрение, распределение, обновление систем связи, противопожарной безопасности, офисной техники.

Основные задачи отдела

Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:

Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.

Должностная инструкция администратора АХО

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).

1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.

1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Администратор должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества;
структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
правила и методы организации обслуживания посетителей;
виды оказываемых услуг;
основы экономики, организации труда и управления;
основы маркетинга и организации рекламы;
планировку и порядок оформления помещений;
основы эстетики и социальной психологии;
законодательство о труде;
правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:

Уставом Общества;
Приказами, распоряжениями руководства Общества;
правила внутреннего трудового распорядка Общества;
Настоящей должностной инструкцией.

1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

План административно-хозяйственной деятельности должен прорабатывать ряд вопросов. Например, что лучше иметь постоянно в запасе или же следует приобретать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае с инвентарем желательно иметь небольшой резерв. Ведь он может понадобиться даже работающим сотрудникам. Также можно озаботиться и столами со стульями. Тогда как запасной компьютер – это уже излишество. Он и дорого стоит, и быстро морально устаревает, да и хранить его без работы не эффективно. Вообще, очень хорошим решением будет составление матрицы всего бизнес-процесса с указанием в ней всех отделов, которые участвуют в процессе. В таком случае можно просто и понятно отметить, где и в какие сроки необходимо что-то делать. Это важно, не в малой мере, из-за того, что упущения часто происходят из-за сбоев в передаче данных. Ведь если нет адекватной исходной информации, то даже самые лучшие приказы по административно-хозяйственной деятельности не смогут удовлетворить существующие запросы в полной мере.

Административная ответственность физических лиц

Согласно ст. 2.3 КоАП РФ административной ответственности подлежит лицо, достигшее к моменту совершения административного правонарушения возраста шестнадцати лет.

С учетом конкретных обстоятельств дела и данных о лице, совершившем административное правонарушение в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет, комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав указанное лицо может быть освобождено от административной ответственности с применением к нему меры воздействия, предусмотренной федеральным законодательством о защите прав несовершеннолетних.

Не подлежит привлечению к административной ответственности невменяемое физическое лицо, а также лицо, действующее в ситуации крайней необходимости, когда предотвращенный вред меньше, чем совершенный. Например, водитель может покинуть место ДТП с целью спасения жизни потерпевшего.