Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о премировании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Премирование сотрудников является одним из способов их поощрения за определенные достижения в трудовой деятельности. При этом начисление премии является правом, а не обязанностью работодателя. Выплата работникам денежных средств должна осуществляться на основании документов, оформленных в соответствии с действующими законодательными требованиями.
Процедура премирования работника на основании ходатайства
Процедура премирования работников предприятия на основании ходатайства руководителя предусматривает несколько этапов:
- Руководитель подразделения составляет ходатайство и перечисляет в нем трудовые и профессиональные достижения работников, за которые необходимо выплатить премию. В документе должна быть указана дата его составления и период, за который выдается поощрение. Составитель ходатайства должен его завизировать.
- Если у лица, выступающего с инициативой о премировании сотрудников, имеется вышестоящий руководитель, подготовленное ходатайство необходимо согласовать и с ним. Например, в том случае, если ходатайство составляет мастер производственного участка, ему придется подписать документ у начальника цеха.
- При удовлетворении ходатайства на нём ставит визу лицо, в полномочия которого входит принятие решений о начислении премий и распределении премиального фонда: генеральный директор, директор, президент либо лицо, не являющееся единоличным исполнительным органом фирмы, но наделенное полномочиями по разрешению вопросов в сфере премирования сотрудников.
- Кадровая служба или иное подразделение предприятия, на которое возложено исполнение соответствующих обязанностей, составляет приказ о премировании.
- Приказ подписывается руководителем организации, с ним знакомят премируемого.
- Документ передается для исполнения в подразделение, которое занимается вопросами непосредственного перечисления премии (например, бухгалтерию).
Переписка о начислении премии, к которой относятся и рассматриваемые ходатайства, должна храниться, согласно п. 596 приказа Минкультуры России «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, в течение 5 лет с момента ее создания. Данный приказ актуален только для государственных структур, но приведенные положения могут применяться по аналогии и в организациях другой организационно-правовой формы.
Образец ходатайства о премировании сотрудников
Генеральному директору
АО «ПМ-Рейт»
Александру Викторовичу Лежакову
от начальника цеха № 3
Татьяны Евгеньевны Егорцевой
Ходатайство о премировании
В связи с досрочным изготовлением по просьбе заказчика заказа № 18 (изготовление стерилизационных камер в количестве 5 шт. для ООО ТД «Медтехника-Мск») прошу назначить премию в размере 3000 руб. следующим работникам цеха № 3 (каждому):
- Баренцовой Е. Н. — токарю 3-го разряда.
- Ефимовой Н. Н. — фрезеровщику 4-го разряда.
- Асташкиной П. Р. — штамповщику 3-го разряда.
- Епифанцеву Г. Н. — гальванику 4-го разряда.
- Андрияновой К. М. — профилировщику 3-го разряда.
Подготовка к награждению
Безусловно, директор не может объявить понравившемуся работнику благодарность по своему желанию. Повод для поощрения должен быть объективным, только в этом случае нематериальное стимулирование достигнет своей цели в общем, а не только в отношении одного работника.
Как правило, ходатайство о награждении исходит от руководителя подразделения. В общем схема представления работника к награждению выглядит следующим образом:
- Непосредственный руководитель работника составляет ходатайство — то есть мотивированную просьбу к работодателю о награждении того или иного работника (или работников).
- Кандидатуры согласовываются с первичным профсоюзным органом, решение органа заносится в протокол.
- На согласованном ходатайстве руководитель организации ставит резолюцию «в приказ», после чего на ее основании работник кадровой службы готовит приказ о поощрении работника. Если же речь идет о награждении ведомственной наградой или благодарностью (грамотой) от местной администрации или от ведомства, то на основании внутреннего ходатайства составляется еще одно ходатайство, которое подписывает уже руководитель организации и которое направляется в администрацию/главе ведомства.
- Одновременно на специальном бланке готовятся грамоты или благодарности, на которых руководитель организации (глава ведомства, глава администрации) проставляет свою подпись.
- После подписания распорядительного документа грамоты (или благодарности) в соответствующий день в торжественной обстановке вручаются работнику.
Как правило, в первую очередь работнику объявляется благодарность от предприятия, следующим этапом идет почетная грамота. Награды более высокого уровня предполагают наличие наград от предприятия.
Оформление ходатайства о поощрении
Регламент оформления документации о поощрении сотрудников должен быть утвержден локальным нормативным актом организации или урегулирован на региональном уровне (например, приложение 4 к приказу управления образования Вологодского муниципального района от 09.11.2012 № 429 и др.).
Как правило, процедура премирования состоит из таких этапов, как:
- подготовка представления (ходатайства) или служебной записки о поощрении непосредственным начальником работника, начальником службы кадров или иным правомочным лицом;
- проставление резолюции руководителя организации на ходатайстве или отказ в его удовлетворении;
- издание приказа о поощрении работника;
- объявление приказа работнику под расписку;
- внесение записи о поощрении в личную карточку работника и его трудовую книжку (см. указания к постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Пример составления ходатайства о награждении сотрудника
- Вначале документа слева или справа, несколько строк отводится для информации об адресате и авторе ходатайства. Здесь указывается
- название компании,
- ее руководитель (его должность, фамилия, инициалы),
а также аналогичным образом вносятся сведения о том, от лица кого пишется документ.
- Далее в основную часть вписывается
- должность,
- фамилия, имя отчество сотрудника, который представляется к награждению,
- повод для поощрения,
- а также мероприятие, к которому оно приурочено.
- Ниже отдельным пунктом нужно внести перечень прилагаемых к ходатайству дополнительных документов.
- В завершении его при необходимости надо согласовать с ответственным сотрудником, а также поставить подпись непосредственного составителя.
Прилагаемые документы
Просьбы, не имеющие под собой оснований, вряд ли будут учтены при рассмотрении. По этой причине, помимо указания сути прошения, важно правильно аргументировать позицию, с учетом особенностей вопроса.
Например, при переводе на другую должность по состоянию здоровья стоит приложить медицинское заключение с рекомендациями врачей.
Сложнее всего ходатайствовать о предоставлении бесплатного жилого помещения в официальных инстанциях. Понадобится предварительно собрать пакет бумаг о составе семьи, месте регистрации, отсутствии жилой собственности, низком уровне материального обеспечения.
Каким бы ни было ходатайство работодателя, следует помнить, что одной инициативы помочь с решением проблем сотрудника недостаточно. Намерение оказать содействие должно быть обосновано объективными факторами, документами, событиями.
Как составить ходатайство
Бланк составляется по правилам, актуальным для всех деловых документов. Вводная часть с данными руководителя и заявителя располагается в верхнем правом углу страницы. Далее по центру располагается название и основной текст.
Пример ходатайства включает в себя:
- Данные руководителя, которому адресован документ. Указывают его ФИО и должность.
- Данные заявителя: ФИО, должность.
- Название документа.
- Сведения о работнике, которому положена премия: ФИО, занимаемая должность, номер структурного подразделения.
- Размер поощрения. Может быть указана определенная сумма или процент от заработной платы.
- Причина поощрения (выполнение плана, особые успехи в трудовой деятельности и так далее).
- Перечень приложенных документов.
- Дата и подпись заявителя с указанием должности.
Этим примерным планом можно пользоваться при составлении ходатайства о премировании. Кроме непосредственного руководства, полномочия запрашивать вознаграждение есть у начальника отдела кадров.
Если работник желает написать заявление о премировании в адрес руководителя, допустимо ли это
Каких-либо требований законодательства по данному вопросу нет, соответственно, сотрудник может самостоятельно обратиться с заявлением к руководителю организации и попросить выплатить ему премию. Это возможно в случае, когда сотрудник, по его мнению, незаслуженно не получает премиальных выплат, хотя делает для организации все необходимое.
Заявление на премию пишется почти также, как и приведенное выше ходатайство, однако о премировании просит не непосредственный начальник сотрудника, а сам работник.
Обязанности выплачивать премиальные на основании поданного заявления у работодателя нет. Он вправе не предпринимать никаких действий в связи с поступившим заявлением. Но в некоторых случаях такая инициатива позволяет обратить на себя внимание руководства и получить поощрение.
Как и ходатайство, заявление составляется в произвольном виде. Приведем образец заявления на премирование сотрудника, который соответствует всем требованиям, предъявляемым к такого рода документам.
Обязательные реквизиты
Реквизитами называют обязательные сведения, предусмотренные правилами документооборота, без которых бумага может быть признана не имеющей юридической силы. Жестко установленной формы для оформления ходатайства на премию российским законодательством не предусмотрено, оно подается по правилам, принятым для служебной записки.
В нем должны быть отражены следующие данные.
- Должность, ФИО работодателя, который в случае ходатайства является адресатом.
- Должность, ФИО адресанта – того, от имени кого подается ходатайство.
- Номер документа и дата его составления.
- Наименование документа.
- ФИО премируемого, конкретное место его работы (название подразделения).
- Вид назначаемой премии. Для денежного поощрения нужно указать конкретную сумму или процентное отношение к окладу. Оформление, сумма и способ выдачи премии должны соответствовать Трудовому кодексу РФ (статье 191), принятому в компании Коллективному соглашению или другим внутренним документам.
- Обоснование назначения премии. В тексте ходатайство следует привести мотивы поощрения сотрудника, перечислить профессиональные достижения, личные качества сотрудника или иные данные, послужившие поводом для подачи ходатайства (узнать о том, за что можно дать поощрение работнику, а также посмотреть перечень оснований для выплаты, можно здесь).
- Перечисление прилагаемых документов, имеющих отношения к делу (в случае необходимости). Допускается включение сведений из отдела кадров, например, о трудовом стаже, вынесенных благодарностях и т.д.
- Подпись составителя, его должность, фамилия и инициалы.
Общие правила оформления
Порядок оформления документов о назначении и выдаче премии утверждается нормативными актами организации и должен соответствовать законодательству на уровне региона.
Для подготовки приказа, принятого на основании ходатайства, разработана и утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. унифицированная форма № Т-11(Т-11а). Само же ходатайство подается в относительно произвольной форме на бланке с логотипом компании или обычном листе формата А4.
Желательно, чтобы весь текст был размещен на одном листе, в крайнем случае – на двух. Ходатайство может быть подано в письменном виде, написанное от руки одним цветом чернил, или распечатанным с подписью, проставленной вручную.
Совет! Документ на награждение или премирование должен быть написан грамотно, без ошибок, исправлений и зачеркиваний. Стиль написания – деловой.
Система премирования сотрудников в организации
Есть 2 основных варианта выплаты премий:
- На регулярной основе в соответствии с системой оплаты труда (например, ежемесячная административная премия и т. д.). Этот вид премии не относится к поощрительным, т. к. является обязательной частью ежемесячной оплаты труда работника. Если в трудовом договоре прописывается сумма премии, то в нем же должны быть указаны и условия ее выплаты или ссылки на нормативно-правовые акты, регламентирующие ее выплату. В противном случае премия рассматривается как составная часть заработной платы и выдается на обязательной основе (например, определение Ленинградского облсуда от 14.10.2010 № 33-5015/2010).
- Разово в связи с определенными событиями (праздниками, выполнением плановых показателей и т. д.). Такой вид премий как раз и выдается в качестве поощрения.
Важно! Для системы премирования в организации может быть выбран либо 1 из вариантов, либо их комбинация (например, приказ ФТС России «О выплате должностным лицам…» от 10.06.2005 № 533 и др.).
Порядок оформления ходатайства о премировании сотрудников
Порядок поощрения сотрудников компании должен быть строго регламентирован локальными нормативами. Также частичную регламентацию обеспечивает ТК РФ.
В стандартных обстоятельствах порядок премирования состоит из таких этапов:
- Оформление документа, являющегося основанием для начисления премии. Так, начальником того подразделения, где трудится конкретный работник, в кадровом отделе берется и заполняется с учетом сложившейся ситуации образец ходатайства о поощрении работника. Помимо ходатайства также может подаваться служебная записка. Субъектом, оформляющим один из приведенных документов, может являться непосредственный начальник сотрудника, управляющий кадровым подразделением, либо любое иное правомочное лицо.
- Рассмотрение ходатайства или записки управленцем. При этом директор может как утвердить, так и отклонить документ. В обоих случаях наниматель фиксирует на бумаге принятое им решение, после чего визирует документ подписью и печатью.
- Публикация распоряжения управленца о назначении подчиненному премиальных выплат или применении иного метода поощрения.
- Извещение конкретного сотрудника о назначении ему премии. При этом подчиненный в обязательном порядке должен составить расписку или любой иной документ, подтверждающий, что он ознакомлен с положениями опубликованного приказа.
- Несение в личную карточку сотрудника, либо в его трудовую книжку информации о дополнительном вознаграждении.
Ходатайство о премировании необходимо подшивать к личному делу работника. Документ также должен находиться в сохранности на предприятии в течение следующего периода:
- не менее 75 лет – в случае с ходатайством о премировании государственных служащих;
- на постоянной основе в соответствии с Приказом Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. – актуально для ходатайств о поощрении сотрудников коммерческих предприятий.
Общие положения о ходатайстве
Работодатели могут выплачивать сотрудникам премиальные при наличии желания поощрить их за какие-либо трудовые достижения. Между тем, ТК РФ не закрепляет обязанности работодателя премировать сотрудников. Это исключительно право, которым руководство может воспользоваться, либо нет.
Порядок выплаты премиальных не закреплен на уровне Федеральных законов и иных нормативных актов. Нет указания на порядок премирования и в ТК РФ. На практике процедура премирования в каждой конкретной организации прописывается в локальных актах, например, в Положении о премировании. Хотя принятие таких актов также не является обязанностью работодателя.
В больших организациях работники, распределены по отделам – бухгалтерия, отдел кадров, и т.д. В каждом отделе действует непосредственный руководитель. Если у него есть основания полагать, что работник отдела, т.е. подчиненный, заслужил право быть премированным, может быть составлено ходатайство об этом и передано работодателю.
Ходатайство – это письмо, в котором содержится просьба к руководителю организации о выплате премиальных одному или нескольким сотрудникам, составляемое их непосредственным руководителем.
Если работник желает написать заявление о премировании в адрес руководителя, допустимо ли это
Каких-либо требований законодательства по данному вопросу нет, соответственно, сотрудник может самостоятельно обратиться с заявлением к руководителю организации и попросить выплатить ему премию. Это возможно в случае, когда сотрудник, по его мнению, незаслуженно не получает премиальных выплат, хотя делает для организации все необходимое.
Заявление на премию пишется почти также, как и приведенное выше ходатайство, однако о премировании просит не непосредственный начальник сотрудника, а сам работник.
Обязанности выплачивать премиальные на основании поданного заявления у работодателя нет. Он вправе не предпринимать никаких действий в связи с поступившим заявлением. Но в некоторых случаях такая инициатива позволяет обратить на себя внимание руководства и получить поощрение.
Как и ходатайство, заявление составляется в произвольном виде. Приведем образец заявления на премирование сотрудника, который соответствует всем требованиям, предъявляемым к такого рода документам.
Рекомендации по составлению
Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:
- «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
- название документа;
- дата и номер исходящего документа;
- текст записки – причина премирования;
- указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
- указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
- ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
- указывается дата составления;
- место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.
Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.
Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.
Как составить служебную записку
Для того, чтобы в компании был организован внутренний документооборот, следует предусмотреть единый шаблон для подачи служебной записки о премировании.
Важно! Трудовым законодательством предусмотрено право работодателей на введение работников дополнительных поощрений. Одним из таких способов мотивации является премирование работников. Размер, периодичность выплаты премии компания должна закрепить во внутренних нормативных актах.
Не всегда выплата премия является запланированной. Иногда отдельного сотрудника руководство может отдельно отметить и выписать ему разовую премиальную выплату. В этом случае также составляется служебная записка. В ней должны быть указаны следующие сведения:
- наименование компании;
- ФИО директора, которому подается записка;
- структурное подразделение, которым руководит лицо, составившее записку;
- наименование документа;
- информация о работников, по которым выносится предложение о поощрении (помимо ФИО и должности также может быть указан стаж работы сотрудника);
- дата документа;
- подпись составителя (руководителя подразделения и непосредственного начальника работника).
После рассмотрения записки директор ставит на ней резолюцию. Если служебка директором одобрена, то составляют приказ о премировании работника. Этот приказ после подписания директором передается в бухгалтерии для исполнения.
Награждение сотрудников
Сотрудники, выполняющие свои трудовые обязанности с особым усердием, не должны оставаться незамеченными администрацией предприятия.
Различного рода поощрения позволяют стимулировать их для поддержания высокого рабочего темпа, а также показывают остальному коллективу, что руководство проявляет внимание к своим сотрудникам.
Не всегда поощрения имеют материальную форму, и награждение как раз этот случай. Сотрудники, отличившиеся в работе, могут поощряться своими работодателями с помощью различных способов.
Одним из таких является награждение почетной грамотой. Порядок таких поощрений должен регулироваться внутренними нормативными актами организации.
При рассмотрении специфики награждений сотрудников необходимо опираться на следующие понятия: Ходатайство. Это документ, выражающий определенную просьбу.
В рассматриваемом нами случае ходатайство призвано убедить руководство организации поощрить отличившегося сотрудника. Почетная грамота – это моральная форма поощрения отдельных сотрудников и коллектива трудящихся.